Objektassistent

Für Hausverwaltungen mit 500–8.000 Einheiten

Die Stelle, die Sie nicht besetzen können — wir übernehmen sie.

Der Objektassistent beantwortet Mieter- und Eigentümeranfragen automatisch — per E-Mail und Telefon, direkt in Ihrer Verwaltungssoftware. Garantiert mindestens 60% weniger Routineanfragen für Ihr Team.

Kostenfreies Erstgespräch buchenSo funktioniert es

Das Erstgespräch ist zu 100% kostenlos und unverbindlich

Sie kennen diese Zahlen aus Ihrem Alltag.

73%

der Hausverwaltungen nennen Personalmangel als größte Herausforderung

1,5

Vollzeitstellen bleiben im Schnitt unbesetzt, wenn eine Verwaltung sucht

>50%

der Verwaltungen lehnen inzwischen Mandate ab, weil das Personal fehlt

Jedes abgelehnte Mandat sind 15.000 bis 30.000 Euro Verwaltervergütung — die Ihre Wettbewerber bekommen.

So arbeitet Ihr digitaler Sachbearbeiter.

1 — Annehmen

Jede E-Mail und jeder Anruf wird sofort entgegengenommen — auch freitags um 17 Uhr und im Krankheitsfall.

2 — Erledigen

Standardfragen zu Betriebskosten, Hausordnung, Terminen und Zuständigkeiten beantwortet die KI selbst — auf Basis Ihrer Objektunterlagen, in Ihrem Ton.

3 — Übergeben

Alles andere landet als fertig strukturierter Vorgang in Ihrer Software — mit Zusammenfassung, Priorität und Zuständigkeit. Notfälle wie Rohrbruch gehen sofort an Ihre Bereitschaft.

60%-Garantie — oder Geld zurück

Wir versprechen nichts. Wir garantieren.

Mindestens 60% Ihrer eingehenden Standardanfragen werden automatisch bearbeitet oder fertig strukturiert vorgelegt — gemessen in Ihrem eigenen Dashboard. Erreichen wir diese Quote im Pilotzeitraum nicht, erhalten Sie Ihr Geld vollständig zurück.

Funktionen

Vier Module. Ein digitaler Sachbearbeiter.

Der Objektassistent übernimmt Ihre eingehende Kommunikation Schritt für Schritt — Sie entscheiden, welche Module zum Einsatz kommen. Alles läuft direkt in Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware — ohne Systemwechsel, ohne Schulungsaufwand, ohne zusätzliches Postfach-Chaos.

Modul A

E-Mail-Triage & Vorgangsmanagement

Der Kern des digitalen Sachbearbeiters

  • Anbindung Ihrer zentralen Postfächer (info@, verwaltung@, schaden@)
  • Jede E-Mail wird klassifiziert: Schadensmeldung, Betriebskosten, Vertragsfrage, Termin, Beschwerde oder Sonstiges
  • Standardfälle werden automatisch beantwortet — aus Ihrer objektspezifischen Wissensbasis: Hausordnung, Abrechnungslogik, Zuständigkeiten, Öffnungszeiten
  • Komplexe Fälle: strukturierte Vorgangsanlage in Ihrer Verwaltersoftware inkl. Zusammenfassung, Priorität und Zuständigkeit
  • Eskalationsregeln: Rechtsthemen, Kündigungen und emotionale Beschwerden gehen immer an einen Menschen

Modul B

KI-Telefonassistent

Kein Anruf bleibt mehr liegen

  • Nimmt jeden Anruf an — rund um die Uhr, auch am Wochenende und im Krankheitsfall
  • Versteht natürliche Sprache — Ihre Mieter sprechen wie mit einem Menschen
  • Notfallerkennung (Rohrbruch, Heizungsausfall, Wasserschaden): sofortige Weiterleitung an Ihre Bereitschaft per Anruf + SMS
  • Standardauskünfte direkt am Telefon; alles andere als strukturierter Vorgang mit Rückrufwunsch
  • Anrufprotokoll und Transkript liegen automatisch am Vorgang

Modul C

Rechnungsvorerfassung

Entlastung für Ihre Buchhaltung

  • Eingehende Handwerker- und Dienstleisterrechnungen werden automatisch erfasst (OCR)
  • Zuordnung zu Objekt und Kostenstelle inklusive Prüfvorschlag
  • Übergabe als vorkontierter Datensatz an Ihre Buchhaltung

Modul D

WEG-Dokumentenassistent

Entwürfe statt leerer Seiten

  • Entwürfe für Einladungen zur Eigentümerversammlung, Beschlussvorlagen, Umlaufbeschlüsse und Protokollrohfassungen
  • Immer als Entwurf zur Freigabe — nie automatischer Versand rechtlich relevanter Dokumente

In vier Schritten zum digitalen Sachbearbeiter.

  1. 01

    Erstgespräch & Analyse

    Wir durchleuchten Ihre Anfragestruktur, Ihre Objekte und Ihre Software — und identifizieren, wo die meiste Teamzeit verloren geht.

  2. 02

    Konzept

    Sie erhalten einen konkreten Vorschlag, welche Anfragekategorien wir übernehmen und wie die Anbindung an Ihre Software aussieht.

  3. 03

    Pilotphase

    30 Tage an zwei bis drei Ihrer Objekte — mit vertraglich fixiertem Erfolgskriterium und Geld-zurück-Garantie.

  4. 04

    Rollout & Optimierung

    Ausweitung auf den Gesamtbestand, Telefonassistent, laufende Optimierung mit Quartals-Review.

60%-Garantie — oder Geld zurück

Testen Sie Ihren digitalen Sachbearbeiter — 30 Tage, mit Geld-zurück-Garantie.

  1. Tag 0

    Kickoff

    45 Minuten: Wir besprechen Ihre Objekte, Anfragekategorien und Ihre Software-Anbindung.

  2. Tag 1–5

    Einrichtung & Schattenbetrieb

    Der Objektassistent lernt Ihre Objektunterlagen und läuft im Schattenbetrieb mit — ohne dass Mieter etwas davon merken.

  3. Tag 6

    Freigabe-Gespräch

    Sie sehen die ersten Ergebnisse und geben die Kategorien frei, die automatisch beantwortet werden dürfen.

  4. Tag 7–30

    Livebetrieb an 2–3 Objekten

    Der digitale Sachbearbeiter übernimmt — jede Anfrage, jede Antwort und jede Übergabe sehen Sie live im Dashboard.

  5. Tag 30

    Ihr Pilotreport mit drei Zahlen

    Eingegangene Anfragen, Automatisierungsquote, eingesparte Teamzeit — schwarz auf weiß.

Ihre Konditionen im Pilot

  • Erfolgskriterium 60% vertraglich fixiert
  • Geld-zurück-Garantie
  • Löschung aller Daten bei Nichtbeauftragung
  • keine automatische Verlängerung
  • Konditionen besprechen wir im kostenfreien Erstgespräch
Kostenfreies Erstgespräch buchen

Was kostet Sie der Status quo?

Vier Eckdaten genügen: Sehen Sie live, wie viele Anfragen der Objektassistent bei der garantierten 60%-Quote übernehmen würde — und was die heute gebundene Teamzeit Ihre Verwaltung pro Jahr kostet.

Ihre Eckdaten

Einheiten
Anfragen
Minuten
€

Ihr Ergebnis — Wert der heute gebundenen Teamzeit

  • 72

    automatisierbare Anfragen pro Woche (60%-Quote)

  • 41,6 Std.

    eingesparte Teamzeit pro Monat

  • 17.459 €

    Wert dieser Teamzeit pro Jahr — Zeit, die heute in Routine gebunden ist

Ergebnis im kostenfreien Erstgespräch überprüfen

Die Berechnung zeigt den Wert der Teamzeit, die heute durch Routineanfragen gebunden ist — auf Basis Ihrer eigenen Angaben. Grundlage ist die garantierte Automatisierungsquote von 60%; im Pilotbetrieb liegt sie häufig darüber.

Die zwei Fragen, die uns jeder Geschäftsführer stellt.

„Wollen unsere Mieter nicht mit Menschen sprechen?“

Doch — und genau dafür sorgt der Objektassistent. Emotionale und komplexe Anliegen erkennt er und übergibt sie sofort an Ihr Team. Er übernimmt nur die Routine, die Ihren Mitarbeitern heute die Zeit für echte Gespräche raubt.

„Wie viel Aufwand kommt da auf unser Team zu?“

Kaum welcher — genau das ist der Punkt. Ein 45-Minuten-Termin, Ihre Objektunterlagen, fertig: Nach 5 Werktagen ist der Objektassistent einsatzbereit. Sie wechseln keine Software, Ihr Team lernt kein neues System — jeder Vorgang landet dort, wo er heute schon liegt: in Ihrer Verwaltungssoftware.

So sieht ein Ergebnis nach 30 Tagen aus.

Beispiel-Pilotreport

  • Eingegangene Anfragen447
  • Automatisch bearbeitet312 (70%)
  • Teamzeit eingespart41,6 Std.
  • Hochgerechnet auf den Gesamtbestand1,2 Vollzeitstellen
Rechnen Sie Ihre Zahlen aus →

Passt in die Software, mit der Sie heute arbeiten.

Keine passende Software dabei? Wir binden auch per strukturierter Vorgangs-Mail an — funktioniert mit jedem System.

Das Team hinter dem Objektassistenten bei der Arbeit

Über uns

Gebaut von Leuten, die Automatisierung nicht nur verkaufen.

Objektassistent kommt aus der Praxis: Unser Team automatisiert seit Jahren Geschäftsprozesse im E-Commerce — mit KI-Systemen, die täglich tausende Kundenanfragen, Preisentscheidungen und Vorgänge fehlerfrei abwickeln. Diese Erfahrung bringen wir jetzt in die Branche mit dem größten Personalproblem Deutschlands: die Hausverwaltung.

  • Systeme, die täglich tausende Vorgänge fehlerfrei abwickeln
  • Persönliche Betreuung aus Bad Rothenfelde — kein anonymer Support

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

5 Werktage vom Kickoff bis zum Livegang. Ihr Aufwand: ein 45-Minuten-Termin und Ihre Objektunterlagen.

Ersetzt der Objektassistent Mitarbeiter?

Nein. Er übernimmt die Routine, für die Sie ohnehin niemanden finden — Ihr Team gewinnt Zeit für Eigentümerbetreuung, Versammlungen und neue Mandate.

Was passiert bei Notfällen?

Begriffe wie Rohrbruch, Wasserschaden oder Heizungsausfall werden erkannt; der Anruf wird sofort an Ihre Bereitschaft durchgestellt, zusätzlich per SMS gemeldet.

Versendet die KI Antworten ungeprüft?

Nur in Kategorien, die Sie ausdrücklich freigegeben haben. Rechtsthemen, Fristen und Beschlüsse gehen grundsätzlich als Entwurf an Ihr Team.

Was kostet der Objektassistent?

Die Konditionen richten sich nach Ihrer Verwaltungsgröße und den übernommenen Aufgaben. Im kostenfreien Erstgespräch finden wir heraus, was zu Ihnen passt — inklusive einer ehrlichen Einschätzung, ob es sich für Sie rechnet.

Sind unsere Daten sicher?

Verarbeitung ausschließlich in Deutschland, AVV inklusive, Löschung aller Daten 30 Tage nach Pilotende, keine Nutzung für KI-Training.

Erfahren Sie, wie viel Teamzeit in Ihrer Verwaltung steckt.

Tragen Sie sich für ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch ein — schicken Sie uns vorab zwei, drei anonymisierte Anfragen aus Ihrem Posteingang, und wir zeigen Ihnen live, was der Objektassistent daraus macht.

Kostenfreies Erstgespräch buchen

Das Erstgespräch ist zu 100% kostenlos. Oder rufen Sie direkt an: 0155 61267682